October 18, 2020

Best Practices für die Durchführung eines virtuellen Verkaufsgesprächs

Videokonferenzen sind in diesem Jahr zur neuen Normalität geworden. Virtuelle Verkaufsgespräche lagen auch vor der Pandemie schon im Trend und dieser ist situationsbedingt natürlich weiter gewachsen. Daher liegt es nahe, dass digitale Treffen in Zukunft zum Standard für Verkaufsinteraktionen werden.

Ein Verkaufsgespräch ist eine sorgfältig orchestrierte Erfahrung. Eine solche Besprechung virtuell vom Laptop im Esszimmer zu führen, fühlt sich daher vermutlich zunächst wie ein Kontrollverlust an. Natürlich gibt es einige Unterschiede zwischen einem Meeting, das vor Ort stattfindet und einem Gespräch, dass in einer virtuellen Umgebung geführt wird. Doch auch mit Onlinegesprächen sind Vertriebler in der Lage, Interessenten anzusprechen, Leads zu pflegen, Geschäfte voranzutreiben und Beziehungen aufzubauen.

Dafür ist es allerdings notwendig, von den Best Practices Gebrauch zu machen, die sich in der Vergangenheit für erfolgreiche Verkaufsgespräche bewährt haben. Dieses Wissen hilft dabei, Vertriebsmitarbeiter angemessen auf Meetings in einer virtuellen Umgebung vorzubereiten, damit sie auch hier wirksam agieren können. Von diesem Einsatz für virtuelle Verkaufsgespräche, werden Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit langfristig profitieren, denn ein sicheres Verkaufen vor der Kamera wird in Zukunft sicher zu einer Schlüsselqualifikation für Vertriebsmitarbeiter werden.

Die folgenden Best Practices sind die Grundlage für die erfolgreiche Durchführung virtueller Verkaufsgespräche. Vertriebsmitarbeiter sollten diese also so gut es geht verinnerlichen.

Intensive(re) Vorbereitung

Mitarbeiter müssen sich auf jedes Verkaufsgespräch angemessen vorbereiten und viel Zeit investieren. Dabei ist es egal, ob es sich um die erste Interaktion mit einem Interessenten handelt oder ein Quartalsgespräch mit einem langjährigen Kunden ansteht. Das sollte auch der Fall sein, wenn das Verkaufsgespräch virtuell stattfindet.

Tendenziell wird bei virtuellen Verkaufsgesprächen davon ausgegangen, dass sie weniger interaktiv und persönlich sind und dass die Teilnehmer auf der anderen Seite deshalb eventuell geringere Erwartungen haben. Das ist allerdings eine Fehleinschätzung, die es dringend zu vermeiden gilt. Ein virtuelles Verkaufsgespräch sollte auf die gleiche Weise angegangen werden, wie jedes andere Meeting.

Das bedeutet konkret, dass Vertriebsteams ihre Hausaufgaben machen müssen (darunter Leistungsanalysen oder Recherchen zum Unternehmen und Branchen). Weiter müssen sie die Inhalte der Besprechung personalisieren und eine gründliche Agenda entwickeln. Intelligente Analysefunktionen für Konversationen können dem Vertrieb dabei helfen, effektiver zu arbeiten und die Voraussetzungen für sinnvolle Interaktionen zu schaffen.

Eine Agenda ist der Schlüssel zu einer effizienten und produktiven virtuellen Besprechung und sollte zusammen mit weiteren Vorabinformationen an die Teilnehmer geschickt werden. So ist sie immer griffbereit und jeder kann sich angemessen vorbereiten.

Die Technik kennen und erklären

Vertriebsmitarbeiter müssen die bevorzugten Videokonferenzlösungen in- und auswendig kennen. Sie sollten mit den gängigen Consumer- und Business-Lösungen vertraut sein und nicht nur mit der Software, die das eigene Unternehmen verwendet.

Es ist hilfreich, sich vor dem Meeting mit der zu verwendenden Technologie vertraut zu machen, besonders wenn ein Vertriebler das System noch nie zuvor verwendet hat oder die Nutzung bereits geraume Zeit zurückliegt. Das Kennenlernen der Oberfläche und der Bedienelemente wie Stummschaltung, Bildschirmfreigabe, Chat, Aufzeichnung usw. spart am Tag des Meetings unnötigen Stress und Verwirrung.

Wenn das Gespräch auf einer Plattform stattfindet, die der Kunde noch nie zuvor benutzt hat, sollten Vertriebler gemeinsam mit der Agenda eine Anleitung schicken. Diese sollte einige grundlegende Tipps zur Installation, zum Öffnen und zur Nutzung des Tools enthalten.

Technische Probleme einplanen

Selbst der beste Plan für ein virtuelles Verkaufsgespräch kann durch Internetstörungen oder andere technische Probleme zum Scheitern verurteilt sein.

Solche Schwierigkeiten werden ab und zu auftreten. Daher ist es sinnvoll, einen Plan zur Fehlerbehebung oder eine Alternative parat zu haben. Die Vorbereitung auf mögliche Probleme hilft Vertriebsmitarbeitern dabei, das Verkaufsgespräch so gut wie möglich durchzuführen oder zumindest zu wissen, wie man Hindernisse überwinden kann.

Der Plan sollte beispielsweise eine Antwort darauf liefern, was zu tun ist, wenn ein Kunde sich nicht verbinden kann. Es sollte zudem geklärt werden, was passiert, wenn das geplante Gespräch nicht durchführbar ist. Wie lautet der Plan B? Wird das Gespräch vertagt oder wird der Kontakt über das Telefon hergestellt?

Angemessenes Auftreten

Professionalität ist das A und O bei einem Verkaufsgespräch. Virtuelle Präsentationen dürfen sich in diesem Punkt nicht von persönlichen Treffen unterscheiden. Die folgende Checkliste fasst einige wichtige Aspekte zusammen, an denen sich Vertriebler orientieren sollten:

  • Angemessene Kleidung: Keine Shorts oder Schlafanzughosen kombiniert mit einem formellen Oberteil
  • Ein richtiger Arbeitsplatz: Der Schreibtisch oder ein provisorischer, aber angemessener Arbeitsplatz – das Bett ist keine Option für ein Verkaufsgespräch
  • Kameraeinstellung: Die Kamera befindet sich in einem vorteilhaften Winkel und ist idealerweise auf Augenhöhe
  • Gute Beleuchtung: Das Licht sollte von vorne, nicht von hinten kommen

Wenn die Situation es erlaubt, kann ein witziger Bildschirmhintergrund für Auflockerung sorgen. Viele Videokonferenzplattformen bieten diese Option bereits und die Auswahl an Hintergründen wird immer größer.  

Etikette bei Besprechungen

Vertriebler sind für die Gesprächsleitung verantwortlich. Das heißt, sie müssen nicht nur selbst auf die Etikette achten, sondern diese auch durchsetzen.

Diejenigen, die gerade nicht sprechen, sollten sich zum Beispiel stumm schalten, um zu vermeiden, dass Geräusche von außen wichtige Informationen übertönen. Die Konferenzleitung sollte die Option zur Stummschaltung bei Bedarf kontrollieren und nutzen. Gleichzeitig sollten alle anderen, Ablenkungen, wie E-Mail und Telefon, stumm- oder ausschalten und darauf achten, dass sie nicht durch ihr Umfeld abgelenkt werden.

Teilnehmer in das Verkaufsgespräch einbinden

Ohne visuelle Hilfen oder interaktive Elemente, ist es schwierig, die Aufmerksamkeit der Gesprächsteilnehmer aufrechtzuerhalten.  

Ein Verkaufsteam verfügt in der Regel über eine Fülle von Inhalten und Materialien. Die Bildschirmfreigabe ist eine gute Möglichkeit, Kunden aktiv auf Ressourcen aufmerksam zu machen, die für sie relevant sind. Einige Videokonferenz-Tools verfügen auch über White-Board-Funktionen, mit denen man Teilnehmer hervorragend in einen Pitch, eine Analyse oder ein Brainstorming einbinden kann.

Resultate festhalten

Am Ende eines jeden Meetings sollten die wichtigsten Punkte zusammengefasst werden. Dies trägt zu einer klaren und effizienten Kommunikation bei, die in virtuellen Gesprächen unerlässlich ist. Es gibt kein „zu viel“. Es ist besser die nachfolgenden Schritte mehrfach zu kommunizieren, als das Risiko einer Fehlinterpretation oder des Vergessens einzugehen.

Um die wichtigsten Ergebnisse festzuhalten, sollten die nächsten Schritte nach dem Meeting noch einmal per E-Mail an die Teilnehmer geschickt werden. Zudem ist es hilfreich, die gewonnen Informationen auf einer CRM- oder Sales-Enablement-Plattform zu speichern, um das Gespräch im Nachgang zu analysieren. 

Den Erfolg virtueller Verkaufsgespräche mit Showpad steigern

Um sicherzustellen, dass virtuelle Verkaufsgespräche reibungslos ablaufen, benötigen Vertriebsmitarbeiter die richtigen Werkzeuge, Inhalte und gutes Coaching.

Die Sales-Enablement-Plattform von Showpad erfüllt all diese Punkte. Vertriebsleiter können zum Beispiel Schulungsmodule mit Best Practices zur Vor- und Nachbereitung von virtuellen Verkaufsgesprächen erstellen. So gehen Vertriebler selbstbewusster ins Gespräch und erhalten nachträglich passende Coaching-Materialien, mit hilfreichen Tipps und Verbesserungsvorschlägen für künftige Meetings. 

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