November 3, 2020

Virtueller Sales Kick-Off – 3 Tipps für die erfolgreiche Planung

Das Ende des Jahres steht vor der Tür. Damit ist es auch wieder Zeit, den Sales Kick-Off (SKO) vorzubereiten. Der SKO zählt zu den wichtigsten Ereignissen im Jahr. Er dient dazu, Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte zu motivieren und gemeinsam das neue Jahr einzuleiten. Auch gibt der SKO den Rahmen, die Strategien des letzten Jahres zu überarbeiten und Ziele für das kommende Jahr festzulegen.

Doch eines ist in diesem Jahr anders: Die meisten Unternehmen planen einen komplett virtuellen Kick-Off. Der Arbeitsalltag läuft schon rein digital und der Vertrieb führt seine Verkaufsgespräche virtuell. Dennoch bringt ein virtueller SKO neue Herausforderungen mit. Bei der Planung ist es daher wichtig, die Prioritäten zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.

Ein SKO bietet eine gute Gelegenheit, das Vertriebsteam zu versammeln, Trainings zu absolvieren und sich neue Ziele zu stecken – und noch so viel mehr. Inzwischen sprechen viele Unternehmen von einem Revenue Kick-Off und beziehen alle Teams ein, die am Verkaufen beteiligt sind: Customer Success Management, Marketing und Vertrieb.

Neues „Look and Feel“ beim virtuellen SKO

Bereits die Planung für einen SKO unter normalen Bedingungen hat es in sich. Dieses Jahr kommt eine weltweite Pandemie mitsamt Vorschriften und Einschränkungen hinzu.

Mit der richtigen Vorbereitung jedoch steht der virtuelle SKO einem physischen Event in nichts nach. So gibt es auch hier zahlreiche Möglichkeiten, die Mitarbeiter aktiv einzubinden und die Veranstaltung erfolgreich zu gestalten. Besonders wichtig in diesem Jahr, ist eine unternehmensweit einheitliche Strategie, die den eventuellen Umsatzrückgang des vergangenen Jahres auffängt und die Verkäufe für das nächste Jahr ankurbelt.

  1. Der erste Schritt: Die Einladung

Mit der Einladung zum SKO wird das gesamte Unternehmen von der Veranstaltung informiert. Damit Vorfreude aufkommt, braucht es eine fesselnde E-Mail, die alle Abteilungen überzeugt. Ein Brainstorming mit dem Marketing- und Content-Team und die folgenden Fragestellungen können hilfreich bei der Erstellung sein:

  •   Wer erhält die E-Mail? Macht es Sinn, die Einladungen nach Teams zu segmentieren? So können Marketing-, Vertrieb- und Produktteams anders angesprochen werden als das Operations-, Customer-Success-Management- und Technik-Team.
  •   Welche zusätzlichen Inhalte (Blogs, Videos usw.) sollen erstellt werden, um die Teams über den Kick-Off und ihre Möglichkeiten zu informieren?
  •   Gibt es einen zentralen Ort, wo alle Details zur Veranstaltung abgerufen werden können? Dazu zählen unter anderem die Agenda, Teilnahme-Links und empfohlene Einheiten für unterschiedliche Rollen.
  •   Benötigen die Teilnehmer eine neue Software, die während dem SKO genutzt wird? Wird für diese eine Anleitung zur Installation, Anmeldung und Bedienung bereitgestellt?

Die aktuelle Arbeitslage trägt dazu bei, dass sich die Kalender der meisten Mitarbeiter mit internen und externen Meetings füllen. Es ist ratsam, schon frühzeitig ein Save-the-Date zu verschicken und den angedachten Termin zu reservieren. Das gibt den Mitarbeitern genügend Zeit, andere Meetings zu verschieben.

Eine einzelne Mail geht schnell in der Fülle an Kommunikation unter. Der Einladung zum SKO sollten daher regelmäßige Erinnerungen folgen. In diesen können die Einzelheiten zur Vorbereitung erklärt oder spezifische Sessions empfohlen werden.

  1. Anpassung an die virtuelle Umgebung ist ein Muss

Auch wenn die Mitarbeiter sich leicht für eine interne Veranstaltung begeistern und sich für die Strategie und den Erfolg ihres eigenen Unternehmens interessieren, ist die Planung und Durchführung eines virtuellen Kick-Offs nicht zu unterschätzen. Denn die Mitarbeiter nehmen unternehmensweit aus dem Homeoffice teil. Die dadurch mangelnde Verbindung zu den anderen Teilnehmern kann schnell zu einem Fehlen von Enthusiasmus führen. Und dann wiederum lassen sich die Teilnehmer leichter von ihrer Umgebung ablenken – eingehende E-Mails, der bellende Hund oder die Familie sind hier nur einige Beispiele.

Wie ist es also möglich, die Versammelten auch virtuell einzubinden und zu fesseln? Hier ein paar Best Practices, um sich die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu sichern:

  •   Das Format abwechseln: Einer virtuellen Veranstaltung zu folgen, ist mit der Zeit anstrengend und ermüdend. Die richtige Abwechslung von aufgezeichneten und live Sessions, Animationen, etwa um Ergebnisse oder Daten abzubilden, und verschiedenen Speakern, bindet die Teilnehmer. Auch ist die Wahl der Sprecher ausschlaggebend für den Erfolg des SKO und sollte daher gut überlegt sein.
  •   Auf den Punkt kommen: Niemand hört gerne mehrmals die gleichen Informationen. Besonders ein virtueller SKO sollte nicht zu langatmig gestaltet sein. Erfolge und Herausforderungen des vergangenen Jahres lassen sich in wenigen Minuten zusammenfassen. Zudem gibt die erste Stunde des Events den Ton für die restliche Zeit an. Sie sollte einen guten Eindruck hinterlassen und für die weiteren Sessions motivieren.
  •   Pausen einplanen: Damit die Teilnehmer nicht in eine Zoom-Müdigkeit verfallen, sind Pausen unbedingt nötig, besonders nach längeren Vorträgen. Die Teilnehmer bekommen den Kopf frei und sind erholt, wenn die nächste Einheit startet. Über den Tag verteilt geplante Pausen mit einer Länge von 15 bis 20 Minuten geben den Teilnehmern genügend Zeit, um den Computer zu verlassen. Ein von 8 Uhr bis 15 Uhr gefüllter Kalender lässt den Zuschauern keine Zeit zum Atmen und die Konzentration nimmt rapide ab.
  1. Klare Ziele führen zu Ergebnissen

Eine der wichtigsten Fragen, die im Laufe der Planung beantwortet werden sollte, betrifft die Ziele des SKOs. Was sollen die teilnehmenden Teams aus dem Tag mitnehmen? Klare und im Voraus festgelegte Ziele stellen sicher, dass die Vorträge und Trainingseinheiten den größtmöglichen Nutzen bringen.

Es gibt drei Faktoren, die bei der Festlegung der SKO-Ziele berücksichtigt werden sollten:

  1. Messbare Ziele: Bei nicht messbaren Ziele fällt es am Ende schwer, nachzuweisen, ob sie erreicht wurden oder nicht. Messbare Ziele dagegen geben konkrete Ergebnisse vor, an denen sich die Mitarbeiter orientieren können – ein wesentlicher Faktor für die Motivation. Erreichte Ziele sollten auch nach dem SKO mit der Führungsebene und dem gesamten Unternehmen geteilt werden.
  2. Spezifische Ziele: Verkaufsziele sollten immer spezifisch und leicht verständlich sein. Sie machen klar, was im kommendem Jahr vom Vertriebsteam erwartet wird und sollten immer auf die Gesamtmission und -strategie des Unternehmens abgestimmt sein.
  3. Ehrgeizige, realistische Ziele: Die auf dem SKO präsentierten Ziele geben dem Vertriebsteam im besten Fall klare Handlungen vor, mit denen sie direkt starten können. Die Ziele sollten stets über den Ergebnissen des letzten Jahres liegen. Zu hohe Ziele jedoch üben unnötig Druck auf die Mitarbeiter aus. Die gesetzten Ziele sollten daher ehrgeizig und gleichzeitig realistisch sein.

Worauf warten Sie noch?

Auch wenn der SKO dieses Jahr anders verlaufen wird, haben Unternehmen die Möglichkeit, ein unvergessliches Ereignis zu planen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist hierbei entscheidend. Denn auch ein virtueller SKO benötigt ausreichend Vorlaufzeit und Planung.

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