Die Ereignisse im Jahr 2020 haben die Digitalisierung stark angekurbelt und gezeigt, dass eine schnelle Anpassung nötig und auch möglich ist. Unternehmen sind endlich auf den Zug der Digitalisierung aufgesprungen und haben nach und nach ihre verschiedenen Baustellen in Angriff genommen. Eine große Herausforderung bestand darin, den Onboarding-Prozess für neue MitarbeiterInnen digital durchzuführen. So haben in einer Studie von haufe 78 Prozent der befragten Unternehmen angegeben, ihr Onboarding während und nach dem ersten Lockdown nicht angepasst zu haben. 77 Prozent sehen weiterhin Verbesserungspotenzial bei den eigenen Prozessen. Die rein virtuelle Einarbeitung von MitarbeiterInnen ist für den Großteil der Unternehmen etwas Neues. Laut einer Umfrage von Doodle zu Recruiting und Onboarding war das nur für 12 Prozent der befragten Unternehmen auch vor der Pandemie schon gängige Praxis.
Eine gute Einarbeitung ist essentiell, damit MitarbeiterInnen erfolgreich arbeiten können und darf daher auch virtuell keineswegs vernachlässigt werden. Ein umfassendes Onboarding schafft produktivere und engagiertere MitarbeiterInnen, die dem Unternehmen länger erhalten bleiben. Von solchen ArbeitnehmerInnen profitiert jede Abteilung. Auch im Vertrieb ist eine wirkungsvolle Einarbeitungsphase notwendig, damit neue Kollegen und Kolleginnen schnell eigenständig arbeiten können und so einen Beitrag zur Steigerung des Unternehmensumsatz und damit zum Gesamterfolg leisten können. Doch als vollständig virtuelle Maßnahme erscheint der ohnehin schon zeitintensive und komplexe Prozess weitaus komplizierter.
Digitale Tools und Technologien können eine erfolgreiche virtuelle Einarbeitung erleichtern. Es scheint als hätten das viele Unternehmen bereits verstanden. In der diesjährigen, zuvor bereits erwähnten haufe-Befragung gaben 23 Prozent der Unternehmen an, digitale Tools, Apps und Software für das Onboarding neuer MitarbeiterInnen zu nutzen. Im Vorjahr waren es lediglich zwölf Prozent. Sales-Enablement-Technologie beispielsweise hilft bei der Planung und Durchführung eines virtuellen Onboarding-Programms. Durch Trainings und individuelle Coachings werden die neuen VertriebsmitarbeiterInnen optimal auf ihrem Weg begleitet.
Remote Work und Onboarding – passt das zusammen?
Wie der traditionelle Prozess beginnt auch das virtuelle Onboarding nicht erst am ersten Arbeitstag. Mit der Umstellung auf ein rein digitales Programm ist es wichtig, die vorhandenen Inhalte und Unterlagen erneut zu prüfen. Sind die Dokumente auf dem neuesten Stand, vollständig und auch relevant für Remote Selling? Für die VertriebsmitarbeiterInnen von heute ist es entscheidend, zu wissen, wie sie ihre Verkaufsgespräche virtuell führen müssen.
Hinzu kommt die Bereitstellung der Hard- und Software. Um an Tag eins direkt starten zu können, müssen Arbeitslaptop, Zugangsdaten und sonstige Unterlagen zuvor an neue MitarbeiterInnen geschickt werden. Es bietet sich an, dem Paket ein kleines Willkommensgeschenk beizufügen. Ohne persönliches Kennenlernen ist ein herzlicher Empfang schwieriger, aber umso wichtiger.
Virtuelles Kaffeetrinken statt gemeinsame Pausen im Büro
Die soziale Integration und Einbindung in das Team zählen zu den wichtigsten Aspekten des Onboardings. 55 Prozent der ArbeitnehmerInnen geben den fehlenden Kontakt zu den KollegInnen als den größten Nachteil von Homeoffice an. Umso schwieriger wird es also, diesen Aspekt für Neuankömmlinge abzubilden, wenn die gesamte Kommunikation einzig virtuell abläuft.
Häufige Gespräche in Videocalls erleichtern das Ankommen im Unternehmen und schaffen persönliche Nähe. Auch bei uns herrscht die Devise, bei Meetings stets die Videofunktion zu aktivieren. Dies stärkt den Teamzusammenhalt und reduziert das Gefühl der Isolation. Besonders neue MitarbeiterInnen laufen schnell Gefahr, sich allein zu fühlen. Daher gilt für den Einstieg die Faustregel, lieber zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Dennoch sollte die richtige Balance geschaffen werden und neue VertriebsmitarbeiterInnen nicht von einem Call in den nächsten springen. Bestenfalls gibt es bereits im Vorfeld einen Plan, wie sie das Team und die gesamte Belegschaft entspannt kennen lernen. Hier dürfen Treffen mit dem Vertriebsleiter nicht fehlen. Für 72 Prozent der Beschäftigten ist individuelle Zeit mit dem Manager der wichtigste Teil des Onboardings (Quelle: LinkedIn).
Auch das Einführen eines Mentoring-Programms kann die Einarbeitung erleichtern. So bestätigen 87 Prozent der Unternehmen, dass Mentoren und Mentorinnen das Onboarding beschleunigt haben. Neue VertriebsmitarbeiterInnen haben eine/n feste/n AnsprechpartnerIn für ihre Fragen. Dabei ist es nicht entscheidend, ob es hier um vertriebsspezifische Belange, Fragen zum Unternehmen oder etwas ganz anderes geht. Der Kontakt zum Mentor und Kollegen und Kolleginnen lässt sich durch gemeinsames (virtuelles) Kaffeetrinken oder einen Feierabenddrink über Zoom festigen.
Fachliche Integration: Virtuelles Lernen im Homeoffice
Neben der sozialen Integration zählt zum Onboarding auch die fachliche Einarbeitung. Ziel ist es, die neuen VertriebsmitarbeiterInnen so schnell wie möglich einzulernen. Dazu müssen sie die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie Vertriebsprozesse und -methoden verstehen und anwenden können. Das Onboarding deckt daher bestenfalls alle Inhalte ab und vermittelt sie auf leicht verständliche Art und Weise.
Mithilfe einer Sales-Enablement-Plattform können die neuen MitarbeiterInnen ihre Lernerfahrung ganz einfach dem eigenen Tempo und Wissensstand anpassen. Ressourcen und Wissen sind in der Plattform zentral verfügbar. Videos und interaktive Trainings schaffen auch virtuell ein angenehmes Lernerlebnis. Quizze und Wissenstests sorgen für spielerisches Lernen und überprüfen das Gelernte. VertriebsmitarbeiterInnen sehen so schnell, wo eventuell noch Lücken bestehen und können diese Inhalte noch einmal wiederholen. Sales Enablement bringt die nötige Abwechslung in den digitalen Arbeitsalltag und schafft einen leichten Einstieg in unbekannte Themen.
Über die Funktion PitchIQ können die angehenden VertriebsmitarbeiterInnen ihr gelerntes Wissen anwenden. Sie zeichnen ihren Verkaufspitch auf und teilen diesen mit dem Team. So erhalten sie Feedback auf die eigene Präsentation und können sich von den Videos der Kollegen und Kolleginnen weitere Inspiration holen.
Mit der richtigen Technologie auch für virtuelles Onboarding gerüstet
Viele Unternehmen und ArbeitnehmerInnen haben durch die Lockdown-Maßnahmen die Vorteile von Remote Work erkannt. Eine Rückkehr zu alten Strukturen ist derzeit nicht abzusehen. Daher ist es umso wichtiger, die Onboarding-Prozesse jetzt anzupassen und neuen MitarbeiterInnen eine gute virtuelle Einarbeitung zu ermöglichen. Denn sie entscheidet über den späteren Erfolg der MitarbeiterInnen.
Technologie hilft dabei, das Onboarding auch virtuell effektiv durchzuführen. Sales Enablement gibt dem Vertrieb die Tools an die Hand, neue MitarbeiterInnen schnell und effektiv einzuarbeiten, egal, von wo sie arbeiten. Neue VerkäuferInnen erhalten die Möglichkeit, individuell und selbstständig zu lernen. Wenn sich Mitarbeiter von Anfang an willkommen fühlen und die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, ist die Chance groß, dass sie dem Unternehmen lange treu bleiben. Ein weiterer Vorteil das Onboarding mit den Lernfunktionen einer Sales-Enablement-Plattform durchzuführen, liegt darin, dass der Trainingsprozess nicht mit der Onboarding-Phase endet, sondern kontinuierlich weitergeführt wird. VertriebsmitarbeiterInnen können ihre Fähigkeiten und Kenntnisse stetig erweitern und gemeinsam mit ihren Vorgesetzten, Wege finden, ihre Wissenslücken zu schließen sowie sich neue Verhaltensweisen anzueignen.
Mehr Informationen zu Training und Coaching im Homeoffice und wie Sales Enablement Coaching unterstützt finden Sie auf unserem Blog.
