Das QBR-Handbuch: So bieten Sie Ihren Kunden mehr – und das schnell

Vierteljährliche Geschäftsbesprechungen (QBRs) bieten Verkäufern die Gelegenheit, ihren Mehrwert unter Beweis zu stellen, sich auf die Geschäftsziele abzustimmen und die Kundenbeziehungen zu stärken. Im Mittelpunkt jedes QBR steht dabei eine Präsentation: in der Regel eine strukturierte Präsentation, in der wichtige Leistungskennzahlen sowie Empfehlungen für neue Dienstleistungen, Lizenzen oder Softwarefunktionen hervorgehoben werden.

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten ist es entscheidend, den Kontakt zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten – doch gleichzeitig fällt es schwerer, dies als Priorität zu setzen. Manche Teams legen noch einen Gang zu und treiben Anschaffungen zügig voran, bevor die Budgets aufgebraucht sind. Andere sagen Besprechungen ganz ab, da sie von den Auswirkungen der Schwankungen an den Aktienmärkten, in der Lieferkette oder in der Regierungspolitik überfordert sind. Deshalb ist es unerlässlich, jedes Kundengespräch optimal zu nutzen – und bereit zu sein, schnell umzuschwenken, wenn sich Pläne ändern.

Eine Studie von McKinsey zeigt, dass Unternehmen, die ihre Leistung regelmäßig analysieren und ihre Strategie entsprechend anpassen, mit 1,5-mal höherer Wahrscheinlichkeit ihre Umsatzziele übertreffen. Ein optimierter, flexibler QBR-Prozess kann Ihnen dabei helfen.

Die Vorbereitung auf diese Besprechungen ist jedoch oft zeitaufwendig. Die Umsatzteams haben Schwierigkeiten, die richtigen Daten zu finden, diese auf die verschiedenen Interessengruppen zuzuschneiden und abteilungsübergreifend zu koordinieren, um eine überzeugende Darstellung zu erstellen.

Die Herausforderungen bei der Vorbereitung einer QBR-Präsentation

Bei QBRs geht es nicht nur darum, Daten zu präsentieren – sie bieten die Gelegenheit, die Partnerschaft zu stärken und sicherzustellen, dass Kunden den Nutzen Ihrer Lösung erkennen. Richtig durchgeführt, erleichtern sie Verlängerungsgespräche, da der Mehrwert bereits klar erkennbar ist. Ohne einen strukturierten Prozess verbringen Teams jedoch mehr Zeit damit, Inhalte zusammenzusuchen und Folien zu überarbeiten, als sich auf eine wertvolle, wechselseitige Diskussion vorzubereiten. 

Genau hier haben die meisten Umsatzteams Schwierigkeiten:

1. Zeitdruck: Account- und Customer-Success-Manager betreuen regelmäßig mehrere Kunden gleichzeitig, was es ihnen erschwert, die nötige Zeit für die Erstellung überzeugender QBR-Präsentationen aufzuwenden. Anstatt sich auf Strategie und Erkenntnisse zu konzentrieren, verbringen sie oft Stunden damit, Materialien manuell aus einem Gewirr digitaler Ordner zusammenzustellen, Textfelder und Kreisdiagramme zu formatieren und sicherzustellen, dass diese den Markenrichtlinien entsprechen.
   
2. Personalisierung in großem Maßstab: Eine Einheitspräsentation findet keinen Anklang bei Führungskräften, die nach greifbaren Ergebnissen suchen, bei technischen Einkäufern, die sich auf Produktspezifikationen konzentrieren, oder bei Finanzteams, denen der ROI am Herzen liegt. Das Risiko? Wenn die Präsentation keine relevanten Erkenntnisse für die jeweiligen Interessengruppen enthält, erkennen Kunden den Mehrwert nicht – was das Kundenengagement und Vertragsverlängerungen gefährdet. Erschwerend kommt hinzu, dass Unternehmen in stark regulierten Branchen, wie beispielsweise der Medizintechnik, ein Gleichgewicht zwischen Personalisierung und Compliance finden müssen. Wenn Verkäufer nicht sicher sein können, dass alle Inhalte korrekt sind, verschwenden sie möglicherweise Zeit damit, jede einzelne Folie zu überprüfen – Produktspezifikationen, Preise, Leistungsdaten –, anstatt sich auf das zu konzentrieren, was einen wertvollen Kundendialog ausmacht.
3. Zusammenarbeit im richtigen Rhythmus: Kundenerfolgsteams spielen eine entscheidende Rolle dabei, die Zufriedenheit sicherzustellen und nach dem Verkauf Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Damit diese Gespräche relevant und wirkungsvoll bleiben, ist es entscheidend, den Rhythmus der QBRs auf die Customer Journey abzustimmen. Ob monatlich, vierteljährlich oder jährlich – die Aufrechterhaltung konsistenter Kontaktpunkte garantiert, dass die Beziehung stark bleibt.Zwischen diesen festen Meilensteinen ist es jedoch wichtig, einen zentralen, stets verfügbaren Raum für asynchrone Zusammenarbeit zu haben. Ohne eine zentrale Plattform für den Austausch von Inhalten, Feedback und die Nachverfolgung von Interaktionen riskieren Teams eine fragmentierte Kommunikation und verzögerte Nachfassaktionen. Die Folge? Verpasste Gelegenheiten, zeitnahe Einblicke und Updates zu liefern, was möglicherweise zu Herausforderungen bei der Kundenbindung führen kann.

Aber was wäre, wenn Sie alle drei dieser Herausforderungen bewältigen könnten?

Wie Verkäufer diese Hindernisse bewältigen

Optimierte Erstellung von Inhalten dank Automatisierung

Mit Tools zur automatisierten Erstellung von Inhalten können Vertriebsteams schnell QBR-Präsentationen erstellen, indem sie Echtzeitdaten aus CRM-Systemen, Business-Intelligence-Tools und Content-Management-Systemen abrufen. Anstatt Folien manuell zu formatieren oder Daten zu kopieren, können die Teams:

• Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks im Handumdrehen vollständig formatierte QBR-Präsentationen.
• Stellen Sie sicher, dass die Inhalte stets auf dem neuesten Stand sind, um das Risiko von markenfremden Materialien zu vermeiden.
• Konzentrieren Sie Ihre Energie nicht mehr auf die Erstellung von Folien, sondern auf die Vermittlung von Erkenntnissen, die Gespräche anregen und Vertragsverlängerungen fördern.

Tools wie der „Automated Content Builder“ (ACB) helfen Verkäufern dabei, die Herausforderung der Verwaltung mehrerer Dokumentversionen zu meistern, sodass Vertriebsteams stets über die relevantesten Inhalte verfügen, ohne veraltete PDF-Dateien durchforsten zu müssen.

Verkäufer können automatisch wichtige Folien aus umfangreichen Präsentationen extrahieren – beispielsweise die sechs relevantesten Folien aus einer Präsentation mit 85 Folien. Darüber hinaus können Teams Logikfunktionen erstellen, die wiederkehrende Präsentationselemente – Tagesordnungspunkte, Kundennamen und -logos, Wertediagramme, Ergebnisse des ROI-Rechners – automatisch einfügen, wodurch sich Stunden an Zeit für die Vorbereitung von Besprechungen einsparen lassen.

Wenn der Alltag Ihrer Kunden von Stunde zu Stunde komplexer wird, ist es unerlässlich, dass jede Interaktion einen Mehrwert bietet.

Anregende Zusammenarbeit dank der einfachen Handhabung digitaler Verkaufsräume

Anstatt E-Mail-Verläufe durchzugehen oder statische PDF-Dateien zu teilen, die schnell veralten, kann Ihr Vertriebsteam auch einen digitalen Sales Room (DSR) einrichten, in dem die Beteiligten die Inhalte nach Belieben einsehen können. Shared Spaces — Showpads Version eines DSR — dient als sicherer, zentraler Knotenpunkt, an dem Teams vor oder nach dem Meeting QBR-bezogene Materialien speichern und teilen können.

Angesichts wirtschaftlicher Unsicherheit wird es noch schwieriger, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Es ist gut möglich, dass konkurrierende Prioritäten Ihrem geplanten Meeting im Weg stehen und Teilnehmer absagen. Hier kommt „ Shared Spaces “ ins Spiel. 

Shared Spaces kann als Rückgrat Ihrer kontinuierlichen Kundenbindung dienen, indem es sicherstellt, dass die Verantwortlichen der Endnutzer und die Mitglieder des Buying Center über einen zentralen Zugang zu allen relevanten Informationen zu Ihren Gesprächen verfügen, sodass Sie die Dynamik und die Abstimmung über verschiedene Funktionsbereiche hinweg aufrechterhalten können.

Mit „ Shared Spaces “ können Vertriebsteams:

• Laden Sie Präsentationen, Begleitdokumente und Besprechungsnotizen hoch und ordnen Sie diese an einem Ort – individuell auf jeden Kunden zugeschnitten.
• Machen Sie die QBRs zu einem gegenseitigen Austausch, indem Sie den Kunden Zugang zu wichtigen Erkenntnissen gewähren, sodass sie die Unterlagen im Voraus einsehen und sich mit Fragen und Feedback vorbereiten können.
• Arbeiten Sie mit internen Stakeholdern und Kunden zusammen, indem Sie Kommentare in Echtzeit austauschen und Maßnahmen festlegen, um eine einheitliche Ausrichtung sicherzustellen.
• Verfolgen Sie das Engagement, um festzustellen, welche Materialien bei den Entscheidungsträgern am besten ankommen, und helfen Sie den Teams so dabei, ihre Folgeaktivitäten zu optimieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Optimierung Ihres QBR mit Showpad

Schritt 1: Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Individualisierung und Effizienz

• Erstellen Sie zunächst eine standardisierte PowerPoint-Vorlage für Ihre QBR-Präsentationen. So stellen Sie sicher, dass alle Präsentationen einer einheitlichen Struktur folgen, was Zeit spart und bei allen Kunden ein hohes Maß an Professionalität gewährleistet.
• Verwendung den Automated Content Builder (ACB), um eine automatische Anbindung an externe Datenquellen wie Ihr CRM herzustellen, sodass Verkäufer ihre Inhalte sofort kundenspezifisch anpassen können.
• Fügen Sie kundenspezifische Erkenntnisse – wie beispielsweise aktuelle Interaktionen, Trends bei der Produktnutzung oder Kundenfeedback – sowie relevante Fallstudien direkt aus Ihrem CRM hinzu.
• Profi-Tipp: Richten Sie eine standardisierte Inhaltsbibliothek und Vorlagen ein, die sich in Ihr CRM integrieren lassen, damit Vertriebsteams ganz einfach personalisierte Daten und Erkenntnisse abrufen können, ohne Zeit mit der Suche nach Inhalten zu verschwenden. So können sich die Verkäufer auf eine sinnvolle Kundenbindung konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.

Informationen aus der Praxis: Just Eat Takeaway, ein Online-Marktplatz für Essenslieferungen, reduzierte den wöchentlichen Verwaltungsaufwand für Kundenbetreuer um bis zu 50 %, nachdem die Vorbereitung der QBRs in Showpad zentralisiert wurde. Durch die automatische Integration mit Salesforce, über die Leistungsdaten und Inhalte abgerufen werden, kann das Team nun mehr Zeit für hochwertige Kundengespräche aufwenden – was zu einem Anstieg der Maßnahmen nach den Besprechungen um 40 % führte.

Schritt 2: Die wichtigsten Interessengruppen auf einen Nenner bringen

• Nutzen Sie Shared Spaces , um QBR-Präsentationen, Begleitdokumente und zusätzliche Ressourcen sicher zu teilen – so stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Zugriff haben, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Zeitzone.
• Beziehen Sie bereits in der Vorbereitungsphase wichtige Entscheidungsträger mit ein, um eine einheitliche Ausrichtung in entscheidenden Punkten sicherzustellen und Anpassungen noch vor der Besprechung zu ermöglichen.
• Schaffen Sie eine zentrale Informationsquelle, in der Teams Materialien nach eigenem Zeitplan einsehen können, wodurch die Abhängigkeit von verstreuten E-Mails und veralteten Dateien verringert wird.
• Profi-Tipp: Richten Sie für jedes Konto einen eigenen „Shared Space“ ein, um vergangene QBRs, Aktionspunkte und laufende Updates zu speichern – so schaffen Sie eine nahtlose Wissensplattform für zukünftige Besprechungen.

Einblicke aus der Praxis: Fertigungsriesen wie HID Global und Bühler nutzen die „ Shared Spaces “ von Showpad, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben – auch wenn sie an entfernten Standorten oder im Außendienst arbeiten. Durch die Speicherung von QBR-Materialien, Feedback und Updates an einem zentralen Ort können diese Teams reibungslos über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten und so sicherstellen, dass alle vor und nach jedem Meeting auf dem gleichen Stand sind.

Und wenn Verhandlungen ins Stocken geraten oder Käufer sich zurückziehen – weil sie mit den Auswirkungen sich rasch ändernder Budgets und Prioritäten zu kämpfen haben –, bieten Ihnen „ Shared Spaces “ eine Möglichkeit, in Kontakt zu bleiben, ohne aufdringlich zu wirken. Sie können Preisvorlagen, Produktaktualisierungen oder neue Geschäftsfälle teilen – und nachverfolgen, wann Käufer darauf reagieren. 

Das ist eine entspannte Möglichkeit, Fuß zu fassen – selbst wenn Entscheidungen über Cross-Selling oder Vertragsverlängerungen aufgeschoben werden – und Geschäfte parallel voranzutreiben. Die Aufnahme potenzieller neuer Ansprechpartner in „ Shared Spaces “ ist eine Absicherung gegen wirtschaftliche Veränderungen, die Ihren Hauptansprechpartner beeinträchtigen könnten.  Wer heute noch Ihr Fürsprecher ist, muss es morgen nicht mehr sein.

Schritt 3: Nutzen Sie Erkenntnisse zur Interaktion, um die Nachfassaktionen zu priorisieren

• Ermitteln Sie, welche Inhaltsbereiche bei den Kunden am meisten Beachtung fanden – dies kann auf wichtige Interessen- oder Problembereiche hinweisen.
• Nutzen Sie Interaktionsdaten, um Ihre Folgeaktionen individuell anzupassen. 
• Wenn sich beispielsweise ein Verantwortlicher aus dem Finanzbereich intensiv mit den Folien zum ROI beschäftigt, sollten Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse nachhaken. Wenn sich ein technischer Entscheidungsträger mit den Produktspezifikationen auseinandersetzt, stellen Sie ein Demo-Video zur Verfügung. Showpad Video ist hier ein leistungsstarkes Tool zur Interaktion. Nutzen Sie personalisierte Videoinhalte, um Kernbotschaften zu unterstreichen, und verfolgen Sie anschließend, wie die Zuschauer damit interagieren,
• Profi-Tipp: Nutzen Sie die Erkenntnisse von Showpad , um die Beteiligten nach ihrem Engagementgrad zu kategorisieren und sicherzustellen, dass Ihre nächsten Schritte zielgerichtet und relevant sind.

Neues aus der Praxis: Hersteller wissenschaftlicher Messgeräte Bruker Applied Mass Spectrometry nutzt die Analysetools von Showpad, um das Nutzerengagement zu verfolgen, sodass Verkäufer ihre Nachfassaktionen entsprechend dem Interesse der Käufer priorisieren können. Durch die Ermittlung der am häufigsten aufgerufenen Inhalte können sie ihre Kontaktaufnahmen gezielt auf wichtige Entscheidungsträger ausrichten. Diese Erkenntnisse fließen zudem in ihre Content-Strategie ein und helfen ihnen dabei, neue Materialien zu erstellen, die die Aufmerksamkeit der Kunden besser auf sich ziehen.

Verändern Sie Ihre QBRs mit Showpad

QBRs sollten eine Gelegenheit sein, Beziehungen zu stärken und strategische Diskussionen voranzutreiben – und keine Belastung durch das Formatieren von Folien und das Ringen um Inhalte. Der automatisierte Content Builder hält Präsentationen aktuell und maßgeschneidert, während Shared Spaces Inhalte und Zusammenarbeit zentralisiert und so sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben. 

Durch die Optimierung der Vorbereitung, die Verbesserung der Zusammenarbeit und die Umwandlung von Daten in umsetzbare Erkenntnisse macht Showpad aus QBRs Momente, die das Unternehmenswachstum vorantreiben. In dem schnelllebigen Finanzumfeld von heute benötigen Teams Tools, die ihnen helfen, agil zu bleiben, Mehrwert zu schaffen und sich anzupassen – ganz gleich, welche sozioökonomischen Herausforderungen auf sie zukommen.